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Projekboard

Inhalt

Projekte managen mit PLEAN! Hier findest Du die ersten Schritte in der Projekterfassung: Von den Projektstammdaten über Konditionen bis hin zur Projektgliederung nach Phasen.

Projektstruktur #

Das Projektboard ist das Kernstück des Projektes: für den Überblick und die Steuerung des Budgets sowie der angelaufenen Leistungen und Kosten. Je nach Struktur und Komplexität des Projektes lässt sich die Planung und Budgetierung auf der Ebene des Projektes, der Arbeitspakete und der Taskebene herunterbrechen. Folgend werden die drei Ebenen vorgestellt:

Auf der Projektebene erfolgt die oberste Strukturierung. Wenn keine weitere Untergliederung erforderlich ist, kann das Projekt auf dieser Ebene geplant und budgetiert werden.

Wenn Du das Projekt in Phasen oder Teilprojekte unterteilen möchtest, helfen Dir die Arbeitspakete bei der detaillierten Planung dieser Bereiche. Hierbei kannst Du individuelle Budgets festlegen und Start- sowie Endtermine definieren

Arbeitspakete können in die Taskebene weiter unterteilt werden, wenn nötig. Hier kann ein eigenes Budget verwendet werden, es ist aber nicht verpflichtend.

Das Budget kann auf der höchsten Ebene festgelegt und dann manuell auf Arbeitspakete oder Aufgaben verteilt werden.

Andersherum funktioniert es in der konsolidierten Variante: Budget und Leistungen werden auf der tiefsten Ebene erfasst und auf die nächsthöhere Ebene summiert. Dafür muss der Schalter „Konsolidierung“ aktiviert sein. Dazu später noch mehr.

Projektboard #

Das Projektboard bietet verschiedene Informationen und Einstellungen. Folgend werden diverse Einstellungen näher erläutert:

Projektboard bearbeiten #

  • 1
    Bearbeiten: Öffne die Planungsmaske für die Ebene des Projektes.
  • 2

    +: Erfasse ein neues Arbeitspaket.

  • 3

    +: Erfasse die Taskebene.

  • 4

    Inaktiv / Aktiv: Ändere das Arbeitspaket zu aktiv bzw. inaktiv. Nur auf aktiven Projekten können Leistungen erfasst werden.

  • 5

    v: Öffne den Pfeil, um die Tasks einzublenden.

  • 6

    + Bucket hinzufügen: Füge ein neues Bucket (Board-Feld) hinzu. Insgesamt 5 Stück sind möglich.

Und das Schöne: Du kannst die Buckets via drag & drop hin und her schieben – so hast Du eine tolle Unterstützung, während Du Dein Projekt organisierst und aufbaust!

  • Projektübersicht > Board

Projektboard bearbeiten

Projektinformationen #

Um den Überblick über die Projekte zu behalten, bietet PLEAN verschiedene Informationen, die teilweise grafisch dargestellt werden. Im Folgenden finden sich detaillierte Informationen zum Projektboard. Diese Projektinformationen zum Projektboard sind auch in den einzelnen Arbeitspaketen verfügbar.

  • Risiko: Das Projekt sowie auch die einzelnen Arbeitspakete können nach ihrem Risiko bewertet werden. Der Standardwert ist „auf Kurs“ und kann manuell angepasst werden auf „in Gefahr“ und „kritisch“.

  • Budget (CHF): Der Balken veranschaulicht die Gesamtleistung gemäss Preisliste (Leistungen, Spesen, Aufwände, Berichtigungen) im Verhältnis zum geplanten Projektbudget und gibt den Wert in Prozent an.

  • Stunden: Der Balken stellt dar, wie viele Arbeitsstunden im Verhältnis zu den geplanten Projektstunden erbracht wurden und gibt diesen Wert in Prozent an.

  • Fertigstellungsgrad: Der Fertigstellungsgrad wird manuell erfasst. Der Balken veranschaulicht den aktuellen Projektfortschritt und zeigt diesen zusätzlich in Prozent an.

Projektplanung #

Durch Klick auf „Bearbeiten“ öffnet sich die Planungsmaske im Projekt. Dieselbe Planung lässt sich auch über die Arbeitspakete und Tasks durchführen. Teilweise sind einzelne Bereiche wie Tätigkeiten und Konditionen in den tieferen Ebene nicht vorhanden und werden auf der höheren Ebene geführt.

Übersicht #

Die zuvor beschriebenen Felder zum Risiko und Fertigstellungsgrad können hier aktualisiert werden. Nebst der Projektbeschreibung können zusätzliche Informationen nachgefasst werden:

Dieser Wert korreliert mit dem Fertigstellungsgrad und passt sich linear dem Budget und dem aktuellen Fertigstellungsgrad an. Dadurch wird das voraussichtliche Gesamtbudget berechnet. Umgekehrt funktioniert dies ebenso: Wenn das erforderliche Gesamtbudget bekannt ist, passt sich der aktuelle Fertigstellungsgrad entsprechend an.

Ob die erfassten Leistungen auf dem Projekt als Produktiv ausgewiesen werden, kann hier definiert werden. Diese Information wird grundsätzlich auf die erfassten Arbeitspakete weitergegeben, kann aber übersteuert werden. Mehr zum Thema Produktivität findest Du auch im Release Note 1.62 – 1.65

  • Projekt > Board

Projektplanung

Planung #

Im Register Planung können Budget sowie Start- und Enddatum definiert werden und wenn nötig, wird die Konsolidierung eingestellt.

Bei Aktivierung werden die Zahlen im Budgetboard (Budget, Geleistete Arbeit, Verrechnet, Verrechenbar) aus den Arbeitspaketen kumuliert. Das heisst, die Planung auf Projektebene wird ausgegraut und dadurch verhindert.

Das Von-Bis Datum berechnet die Projektdauer und ist die Grundlage für den darunter stehenden grünen Balken. Diese Daten können auch in den Arbeitspaketen hinterlegt und in einer Gantt-Ansicht veranschaulicht werden.

Budgetiere Dein Projekt entweder als Gesamtbetrag oder ergänze es um die Anzahl der Stunden und den Stundenansatz. Die Werte sind miteinander verknüpft und der fehlende Wert wird automatisch berechnet. Du kannst das Budget auch auf Arbeitspaket- und Taskebene festlegen.

  • Projekt > Board

Projektplanung

Je nach Projektstruktur und Detaillierungsgrad können alle Werte auch auf der Ebene bzw. Taskebene hinterlegt werden. Achte hier darauf, ob die Konsolidierung eingestellt werden muss.

Berichtigungen #

Berichtigungen werden genutzt, um bereits erbrachte Leistungen und verrechnete Arbeit zu ergänzen. Dies ist vor allem für Vorträge aus einem Fremdsystem angedacht, z.B. bei einer Migration. Die Berichtigungen können auch auf Arbeitspakete verteilt werden. Für die Taskebene ist diese Funktion jedoch ausgeschlossen.

  • Projekt > Board

Berichtigungen

Tätigkeiten #

Tätigkeiten werden grundsätzlich erfasst bei Verrechnung nach Tätigkeiten. Sind die Angaben der Tätigkeiten trotzdem gewünscht, so kann der Schalter hier auf aktiv gesetzt werden. Danach müssen alle Tätigkeiten im Dropdown gewählt werden, die für die Leistungserfassung relevant sind.

  • Projekt > Board

Projekttätigkeiten

Weitere Projektansichten #

Ergänzend zum Projektboard findest Du weitere Ansichten. Diese helfen dabei, Details einzusehen und Einstellungen vorzunehmen.

Sobald das Projekt mehrere Arbeitspakete umfasst, wird es schwierig den Überblick über die Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakete zu behalten. Die Gantt- Ansicht hilft dabei, dies übersichtlich darzustellen und den Projektverlauf chronologisch abzubilden.

Das Budget stellt den Inhalt des Boards – wie Budget und angelaufenen Leistungen – tabellarisch dar. Dies bietet einen umfassenden Überblick über das Projekt und zudem gibt es diverse Filtermöglichkeiten. Mehr zu diesem Thema findet sich hier.

Für jedes der Arbeitspakte kann eine eigene Kondition definiert werden. Eine Übersicht dessen und die Möglichkeit zur Einstellung der Projektkondition findet sich in diesem Register.

Hier kannst Du die Verfügbarkeit der Mitarbeiterressourcen im Projekt planen. Wähle zwischen den verschiedenen Ansichten und verteile die geplanten Projektstunden.

  • Projekt > Board

Projektboard

Nun hast Du das Rüstzeug, um Deine Projekte zu planen und zu steuern. Hast Du noch Fragen oder möchtest gemeinsam ein Projekt abbilden? Dann kontaktiere uns sehr gerne für eine Beratung! Untenstehend findest Du den Kontaktbutton.

Hast Du Fragen zum Vorgehen?

Wir helfen Dir gerne weiter.

Ebenso sind wir auch offen für Dein Feedback zu PLEAN.

Viel Spass mit Deinem PLEAN!

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